راهکاری برای تشخیص مسئولین کارآمد از ناکارآمد در سیستم اداری

انتخاب مدیران لایق برای در اختیار گرفتن مسئولیت های اجرایی کشور همواره یکی از دغدغه های مردم و مسئولین بوده است. بحث های مربوط به این موضوع به بخصوص در هنگام معرفی افراد برای تصدی وزارتخانه ها، انتصاب معاونین رئیس جمهور، روسای ادارات، استانداران و مدیران میانی شدت می گیرد. با این وجود با گذشت سالیان دراز هنوز راهکارهای مشخصی برای تعیین کارآمدی یا ناکارآمدی افراد در حوزه های مختلف تدوین نشده است. بعبارت دیگر گاهی بحث هایی که حول و حوش صلاحیت یا عدم صلاحیت یک شخص برای در اختیار گرفتن یک مسئولیت انجام می شود حالت چانه زنی و لابی گری دارد تا اینکه بر یک منطق عقلانی استوار باشد.

از سویی تجربه نشان داده است که به قدرت رسیدن افراد فاقد صلاحیت می تواند آفت های زیادی را به دنبال داشته باشد. صدور بخش نامه های ناهماهنگ و نامربوط، انتصاب های فامیلی و بی برنامه در مجموعه، درگیری با دیگر افراد مجموعه بدلیل اینکه آنها وی را فرد توانایی نمی دانند از جمله زیان هایی است که انتصاب های نادرست به همراه خود دارند. همچنین یک انتصاب نادرست می تواند باعث دلسرد شدن افراد داخل مجموعه شود بطوریکه افراد احساس می کنند  هیچ مسیر شناخته شده ای برای ترقی آن ها به مسیر های بالاتر وجود ندارد و هر چقدر هم تلاش کنند زحماتشان معیار پیشرفت شان قرار نخواهد گرفت. از سوی دیگر یک انتصاب به جا و شایسته می تواند باعث ایجاد تحول و خدمت رسانی بیشتر به مردم گردد.

برای جلوگیری از مضرات انتصاب های نا به جا و بهره گیری از فواید استفاده از افراد لایق، نیاز به یک نظام ارزشیابی داریم تا مدیران و مسئولین ما بر اساس توانایی ها و رزومه کاریشان منصوب و یا برکنار شوند. از طرفی این نظام ارزشیابی باید قادر به تعیین مدیر قوی و ضعیف باشد و بتواند مدیران را با همدیگر مقایسه نموده و بهترین آنها را انتخاب کند. برای همین ما نیازمند یک سیستم کمّی برای ارزشیابی افراد هستیم. اگر بتوان عملکرد افراد را به صورت کمی  و عددی بیان نمود می توان به اهداف ذکر شده دست یافت.

برای بیان کمی عملکرد کارکنان یک مجموعه، مثال زیر می تواند راهگشا باشد. فرض کنید دانشجویی می خواهد مدرک اشتغال به تحصیل از دانشگاه خود دریافت کند.  بدین منظور وی می بایست یک فرم درخواست پر نماید. سپس مسئول آموزش آن فرم را بررسی و به معاون آموزشی تحویل دهد. بعد معاون آموزشی درخواست را تایید کرده و به دبیرخانه برای شماره کردن و مهر کردن تحویل دهد.

در حال حاضر که سیستم ارزشیابی کیفی است معمولا به طور دقیق مشخص نیست نامه مذکور کی حاضر می شود.  حال فرض کنید نامه مذکور قرار است 5 روز بعد از درخواست حاضر شود. دانشجو در روز پنجم به اداره آموزش مراجعه می کند و با این پاسخ مواجه می شود که نامه اشتغال به تحصیل شما چند روز بعد آماده خواهد شد. نمونه ای از این دست پاسخ ها را بارها در ادارات مختلف شنیده ایم و البته نمی دانیم مشکل کجاست و مقصر کیست. در این سیستم هر کدام از افراد شامل مسئول آموزشی، معاون آموزشی، و مسئول دبیرخانه می توانند باعث طولانی تر شدن روند رسیدگی به درخواست باشند ولی هیچ کدام را نمی توان بعنوان مقصر شناسایی کرد.

حال این روند را در سیستم ارزشیابی کمی بررسی می کنیم. در این سیستم می توان برای هر کار یک زمان تعریف کرد. برای مثال یک در خواست اشتغال به تحصیل باید ظرف 4 روز پاسخ داده شود. از طرفی برای هر کسی که در این رابطه مسئولیت دارد نیز یک زمان تعریف می شود. مثلا مسئول آموزش باید ظرف 1 روز به درخواست رسیدگی کند، معاون اموزشی 2 روز و مسئول دبیرخانه نیز 1 روز فرصت دارند که به درخواست پاسخ دهند. با به جریان افتادن درخواست، زمان مسئولین مربوطه به ترتیب شروع به کار می کند. حال چنانچه هر کدام از مسئولین مربوطه نتوانند کار را در زمان مورد نظر به اتمام برسانند یک نمره منفی دریافت می کنند. و چنانچه نمرات منفی یک مسئول از حد تعیین شده فراتر رفت به مدیران بالاتر گزارش می شود. همچنین مدیر این مجموعه می تواند در فواصل زمانی مشخص، نمرات کارکنان خود را بررسی کند و کارمند ضعیف و متخلف را شناسایی و نسبت به اصلاح یا جابجایی آن اقدام کند. در این سیستم همچنین مقصر قابل شناسایی است و آن مسئولی خواهد بود که کار را در موعد مقرر خود انجام نداده است . با همین روند ارزشیابی کمی می توان دیگر کارکنان را هم مورد ارزیابی قرار داد و برای هر یک، کارنامه عملکرد ایجاد نمود.

حال با اجرای این نوع ارزشیابی، با تعداد زیادی کارمند مواجهیم که عملکرد آنها بصورت مجموعه ای از نمرات منفی و مثبت بیان شده است. در این حالت می توان کارمند نمونه را براساس نمرات دریافتی از سایر کارمندان شناسایی نمود و موقعیت او را ارتقا داد. همچنین بقیه کارمندها سعی می کنند با بهبود عملکرد خود و کسب نمرات بیشتر، نمره عملکرد خود را بالاتر ببرند. بدلیل وجود امکاناتی نظیر اتوماسیون اداری که قابلیت ثبت درخواست ها را دارد، سیستم فوق قابل اعمال به بسیاری از ادارات و سازمانها مانند ادارات آموزش دانشگاهها، بانک ها، خدمات پلیس و مشابه آن می باشد. با اجرای این سیستم برای ارزیابی کارکنان ادارات، برای مدیران میانی و بالاتر نیز می توان سیستم مشابهی را اجرا نمود.

ایده ای برای یک فیلم کوتاه یک دقیقه ای

ایده زیر می تواند دستمایه ساخت یک فیلم کوتاه یک دقیقه ای برای شرکت در جشنواره های سینمایی گردد:

جمعی از دانشجویان دور یک میز نشسته اند و در حال صحبت کردن و شوخی کردن با یکدیگر هستند. یک از آنها به نام سعید می گوید: "راستی بچه ها، من قراره ماه آینده برم سربازی. محل خدمتم هم افتاده منطقه عملیاتی که یه کم خطریه. حالا چه دیدی ممکنه یه دفعه یه تیر خورد بهم و اون اتفاقی که نباید بیفته افتاد. بعدش ممکنه بیان سراغ شما تا در مورد من ازتون مصاحبه بگیرن و فیلم و مستند بسازن. حواستون جمع باشه آبروداری کنیدا! یه دفعه ای پته منو رو آب نریزینا! بهشون نگین فلانی واحداشو یکی در میون پاس می کرد. صبحا سر کلاس دیر میومد و از این جور حرفا" با گفتن این صحبتها دوستان سعید شروع به خندیدن می کنند. سعید ادامه می دهد" عوضش می تونید بگید فلانی از همون اول با ما ها فرق می کرد، الگوی اخلاقی ما بود انسانی شریف و وارسته ای بود و هی ازم تعریف کنید." و دوستان سعید همچنان به خنده هایشان ادامه می دهند. در همین حین که ما این شوخی ها را مشاهده می کنیم دوربین کم کم عقب می رود و ما می بینیم که این گپ و گفتها در حقیقت یک فیلم ضبط شده است که دوستان سعید با حالتی بغض کرده  در حال مشاهده آن بر روی صفحه نمایش یک موبایل هستند. در حالیکه دور مزاری که عکس سعید بر روی آن قرار گرفته جمع شده اند.

نماز پر شکوه عید فطر و نظمی که از آن غافلیم

نماز عید سعید فطر با شکوهی همیشگی در سراسر کشور اسلامیمان برگزار شد و حضور انبوه نمازگزارانی را که یک ماه روزه داری کرده بودند به دنبال داشت. با این وجود اگر قرار باشد حاصل یک ماه عبادت یک تغییر عملی در جهت بهتر شدن باشد همین نماز می توانست اولین نشانه آن باشد.  اگر از کنار حضور انبوه نماز گزاران بگذریم همانند سنوات گذشته نماز عید فطر تهران در فضایی بی نظم و بهم ریخته برگزار شد که در عکس های هوایی هم کج و کولگی صف ها به راحتی قابل مشاهده هستند.

 به خصوص اینکه داخل دانشگاه تهران و حوالی آن هم بی نظمی زیادی بود و تعداد زیادی از نمازگزاران همچون گذشته با استفاده از روزنامه، موکت های خاکی و نظایر آن بر روی چمن ها، بر روی خاک، و کنار جوی های آب جای گرفته بودند. طوری که احساس می شد دست اندرکاران برگزاری نماز بیشتر بر روی  بحث های امنیتی تمرکز داشته اند و برای بقیه قسمتها تمهیدات مناسبی اندیشیده نشده است. حداقل داخل دانشگاه می شد یک برآوردی از جمعیت بدست آورد و با مدیریت جمعیت، نظم را حکم فرما کرد تا حتی المقدور از کثیف شدن محیط و فضای خاکی و عرق آلود اجتناب شود. و نمازگزاران همانگونه که پاکیزه و با لباسهای سفید و تمیز برای نماز آمده بودند همانگونه نیز به خانه هایشان باز گردند. همین بی نظمی ها و بهم ریختگی ها را ما در رانندگی کردن، سیستم اداری و بقیه امور مملکت هم شاهد هستیم و تا وقتی برقراری نظم در کارهای کوچک نظیر همین برگزاری نماز را تمرین نکرده ایم  نمی توانیم در عرصه های دیگر موفق باشیم.

بحث نظم و ترتیب البته در بسیاری از کشورهای دنیا سالهاست که حل شده است. بعنوان مثال می توان به حضور مردم در مراسم استقبال از قهرمانان ورزشی اشاره نمود که برای آن خیابانها بخش بندی شده و مردم طوری سازماندهی می شوند که در کنار برگزاری مراسم، عبور و مرور مردم نیز به سهولت انجام پذیرد.

حال اگر ما بتوانیم مراسم نماز را به شایستگی برگزار کنیم می توانیم به اصلاح بقیه امور نیز امیدوار باشیم. برای شروع اصلاح می توان علاوه بر نیروهای انتظامی که که وظیفه برقرای امنیت را برعهده دارند از افراد دیگری هم برای منظم کردن صف ها استفاده کرد. همچنین با بخش بندی محوطه، برآوردی از جمعیت هربخش انجام شود و وقتی ظرفیت یک قسمت پر شد مردم را به قسمتهای دیگر راهنمایی نمود. عده ای هم می توانند به مردم راجع به انداختن کاغذها که معمولا شامل ادعیه مربوط به قنوت نماز هستند و دیگر وسایل بر روی زمین تذکر دهند. اگر مردم نظم و تمیزی را در یک قسمت مشاهده کنند خودشان نیز به برقراری آن در بخش های دیگر کمک می کنند. حال اگر همین کارهای کوچک را تمرین کنیم مسلما یک گام به جلو برداشته ایم و با استمرار آن می توان نماز عید فطر را به زیباترین، منظم ترین و تمیزترین رویداد کشور تبدیل کرد. این ویژگیها کم کم می توانند به سایر رویدادها و امورات کشور نیز سرایت کنند.

عید سعید فطر بر مسلمانان مبارک

"سنجش اعمال"، ایده ای برای کنترل رفتار با نرم افزار

هر ساله با فرا رسیدن ماه مبارک رمضان فضایی معنوی بر کشورمان حاکم می شود و مردم با روزه داری و شرکت در جلسات مذهبی سعی در بهره گیری از فضیلت های این ماه مبارک می کنند. اگر چه توجهات ما به مسائل دینی و مذهبی در این ماه بیشتر از اوقات دیگر سال است اما با عبور از این ماه دوباره به یک روزمرگی دچار می شویم. به بیان دیگر اگر چه دین اسلام یک دین همه جانبه است و قرار است به صورت یک برنامه زندگی مطرح شود اما تحقق آن در زندگی ما به همان نماز خواندن و روزه گرفتن خلاصه می شود و دین معمولا نفوذ خاص دیگری در بقیه کارهای ما مانند غذا خوردن، احوالپرسی کردن، برخورد با دیگران، خوابیدن، درس خواندن، تجارت، کسب وکار و ... ندارد.

حال اگر دید خودمان را نسبت به دین کاربردی کنیم می توانیم هر چه بیشتر زندگی خود را با دین اسلام تطبیق دهیم. مثلا نگاه ما به حدیث "حاسبوا انفسکم قبل ان تحاسبوها" بیشتر یک نگاه اخلاقی است تا یک نگاه کاربردی. بدین مفهوم که سعی می کنیم در طول روز اعمال نیک بیشتری انجام دهیم و نهایت امر ممکن است در آخر شب مروری کلی بر کارهای انجام شده در طول روز بکنیم. اما این کار معمولا در طول سال مداومت ندارد و معمولا وارد جزئیات اعمال و حساب وکتاب جدی نمی شویم. بنابراین معمولا در طول سال تغییر چندانی در جهت بهبود رفتارمان حاصل نمی شود. حال فرض کنید نگاه خود به این حدیث را عوض کنیم وجنبه عملی برای آن قائل شویم. بدین مفهوم که می توانیم جز به جز اعمال روزانه را با معیارهای اسلامی مورد حساب و کتاب قرار دهیم و در نهایت مجموع اعمال نیک و بدی که در روز انجام می دهیم را بدست آوریم. این جزئی نگری در کارها البته می تواند زمانگیر و خسته کننده باشد. بنابراین می توان این حساب و کتاب را به یک نرم افزار واگذار کرد.

برای شروع کار باید اعمال روزمره انسان لیست شوند و نظر اسلام راجع به آنها را استخراج کرد. برای مثال کارهای روزمره یک انسان بصورت زیر می تواند باشد: از خواب بیدار شدن، شستن دست و صورت، نماز خواندن، صبحانه خوردن، سوار ماشین شدن، رسیدن به سر کار یا دانشگاه یا مدرسه، کار کردن یا درس خواندن، صحبت کردن با دیگران، ناهار خوردن، نماز خواندن، برگشتن به خانه، استراحت کردن، رسیدگی به کارهای منزل، تماشای تلویزیون، شام خوردن، خوابیدن.  

حال برای هر قسمت می توان نظر اسلام را استخراج کرد. مثلا تعیین نمود چه ساعتی برای بیدار شدن خوب است؟ چه غذایی برای صبحانه مناسب است؟ در سرکار نحوه برخورد با مراجعه کنندگان چگونه باید باشد؟ کی و با چه کیفیتی نماز بخوانیم؟ در دانشگاه با اساتید و دانشجویان چگونه برخورد کنیم؟ در روز چه مقدار استراحت کنیم؟ در چه ساعتی و به چه میزان ناهار بخوریم و سئوالات مشابه. حال نرم افزار در انتهای روز می تواند این اطلاعات را با ارائه پرسشهایی از کاربر دریافت کند. مثلا در قسمت مربوط به نماز از کاربر بپرسد که آیا نماز را اول وقت خوانده؟ آیا نماز را در مسجد خوانده؟ و یا مثلا از کاربر بپرسد که آیا امروز غیبت دیگران را کرده است؟ آیا با مراجعه کنندگان با اخلاق خوش رفتار کرده است؟ و مواردی از این دست. پس از دریافت اطلاعات از کاربر، نرم افزار می تواند حساب و کتاب را انجام دهد و لیستی از اعمال نیک و بدی که شخص در روز انجام داده است و تعداد گناهان و ثواب های انجام شده را بدست آورد. همچنین نرم افزار می تواند میزان مطابقت اعمال فرد با تعالیم دینی و اخلاقی را بصورت منحنی و کارنامه ای از اعداد نشان دهد. نرم افزار همچنین می تواند پیشنهاداتی برای بهتر شدن اوضاع کارنامه نیز ارائه کند. چنانچه وضعیت عمومی کاربر در انجام اعمال نیک و پرهیز از انجام گناهان مطلوب بود نرم افزار می تواند در روزهای بعد وارد جزئیات بیشتر نیز بشود. چنانچه انسانی هر روز کارنامه اعمال خویش را مشاهده کند سعی در بهبود آن می کند و کم کم مسابقه ای برای انجام اعمال صالح بیشتر و اصلاح رفتار خود شکل می گیرد. البته باید توجه داشت که در طراحی این نرم افزار باید از کارشناسان خبره مذهبی بهره گرفت تا دچار سطحی نگری در مسائل دینی و التقاط نشویم.